Le batching : LA méthode pour être plus productif
Aujourd’hui, j’ai envie de te parler de productivité et de “batching”. Batch-machin quoi ? ?
Souviens-toi, la semaine dernière, je t’ai parlé de procrastination, et bien cette semaine, voici LA solution pour développer ta productivité !
Le “batching”, c’est une méthode qui consiste à regrouper les tâches similaires de courte durée dans un même bloc de temps afin de les effectuer en une seule fois.
Il faut savoir que travailler dans un état perpétuel de changement de tâches et de recentrage de l’attention crée beaucoup de fatigue et de stress, sans même s’en rendre compte.. Chaque fois qu’on part dans nos pensées, il nous faut en moyenne 15 minutes pour retrouver une concentration totale.
Tu imagines le temps perdu dans une journée entière ? ?
Les avantages du batching
Gagner du temps
Le batching permet notamment de réduire le temps de préparation.
Le temps de préparation c’est le temps que tu perds lorsque tu te prépares à effectuer une nouvelle tâche.
Par exemple, si tu repasses à chaque fois ton linge, la veille pour le lendemain, cela veut dire que tous les jours tu dois sortir ta planche, ajouter de l’eau dans le fer et attendre qu’il soit chaud, c’est du temps perdu !
C’est la même chose dans ton business. Pour chaque tâche, tu perds du temps à la préparation. C’est pour ça que tu gagnes du temps en faisant les tâches en une seule fois !
Accroître sa productivité
Tu ne perds pas seulement du temps dans ta préparation, tu es également moins efficace quand tu t’éparpilles.
Chaque fois que ton cerveau passe d’une tâche à une autre, il lui faut du temps pour s’adapter.
Imagine que tu essayes de lire un livre et d’écouter une vidéo en même temps. Chaque fois que tu passes d’une source à l’autre, ton cerveau doit comprendre où tu en étais et de quoi ça parle… ?
Une fois que tu es concentré sur une tâche, l’idée c’est de garder cette concentration le plus longtemps possible sans te laisser distraire. C’est pour cela que le batching regroupe des tâches qui sont similaires.
Réduire le stress
Un autre avantage du batching est de te permettre d’être plus organisé(e) !
Rappelle- toi de toutes ces fois où tu fais les choses au dernier moment, où cela devient une urgence… Rappelle-toi de ce stress qui t’envahit !
Et bien le batching permet d’éviter ce genre de situation ! Tu seras plus organisé grâce aux stratégies de gestion du temps que tu utiliseras. Le fait de planifier à l’avance et d’établir des priorités te donne un certain contrôle sur ton business et sur ta vie, en général.
Cette structure te libère d’un poids énorme et du stress quotidien !
Rendre les choses plus simples
Le fait de n’avoir qu’une seule chose à laquelle penser crée de la simplicité. Et crois moi, ça, c’est clairement hyper agréable ! ?
Quand tu es entrepreneur, tu as toujours une centaine de choses à faire. Mais quand tu pratiques le batching, tu programmes tes tâches pour n’avoir qu’une seule chose sur laquelle te concentrer !
L’idée du batching est donc de gagner du temps et de l’énergie, mais aussi d’augmenter ta productivité, ta créativité et ton acuité mentale, tout en diminuant la fatigue, la procrastination et le stress.
Une recette de rêve non ? ?
Comment faire du batching ?
Il n’y a pas vraiment de recette secrète pour pratiquer le batching. Comme d’habitude, je te conseille d’expérimenter pour déterminer ce qui te convient vraiment.
Toutefois, tu peux t’aider de ce petit plan d’action ! ?
Étape 1 : Dresser une liste de toutes les tâches récurrentes
Examine ton emploi du temps et les tâches que tu effectues régulièrement dans ton business, puis rédige une liste.
Ne t’inquiète pas, plus tu en as, plus tu as de chances d’utiliser le batching.
N’hésite pas à bien t’observer au quotidien et à noter à chaque heure de la journée les tâches que tu as effectué. Parfois, on ne se rend pas compte du temps qu’on met sur certaines tâches ou du caractère régulier de celle-ci.
Étape 2 : Choisir les tâches que tu peux regrouper
Tu peux par exemples regrouper :
- Les tâches créatives (comme la création de contenu).
- Les tâches fastidieuses mais relativement faciles (comme le classement des reçus et des factures)
- Les tâches relativement complexes (comme la rédaction d’un contrat ou la comptabilité)
- Les tâches qui sont source de distraction (comme les calls clients).
À ce stade, tu dois faire preuve d’un peu de créativité ?
Une fois que tu as quelques tâches en tête, reviens à ton planning.
Étape 3 : Créer des blocs de temps dans ton planning
Tu peux t’organiser sur un planning hebdomadaire ou un planning mensuel, c’est comme tu veux. Cela peut aussi dépendre des tâches, bien sûr.
Tu peux même tester sur 15 jours, à toi de voir l’organisation qui te correspond le mieux et qui te permet d’être le/la plus efficace.
Le but est de créer des blocs de temps pour chaque type de tâches que tu as identifié.
Étape 4 : Affecter des tâches aux blocs de temps
Il ne te reste donc plus qu’à remplir les blocs avec des tâches.
N’hésite pas à tester et retester jusqu’à ce que tu trouves l’organisation qui te convient parfaitement. Cela peut prendre du temps, ne t’en fais pas !
L’idée de ton planning est de bien voir chaque bloc de tâches sur un bloc de temps précis.
Une technique de batching bien connue : la méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro est une technique de batching qui reprend les étapes que nous avons vu précédemment mais qui est plus précise et se déroule sur une journée.
Elle consiste à :
- Planifier et classer à l’écrit par ordre de priorité les tâches à accomplir
- Régler un minuteur pour 25 minutes et consacrez ce temps à une tâche ou à un groupe de tâches similaires.
Après avoir terminé chaque Pomodoro, vous mettez un “X” à côté et marquez le nombre de fois où vous avez été distrait.
- Faire une pause de 5 minutes.
- Commencer un autre bloc de temps ou “pomodoro”.
- Après avoir effectué 4 pomodoro, prendre une pause prolongée de 20 minutes.
Pour la petite anecdote, pourquoi Pomodoro ? L’inventeur de cette méthode de batching est une italien qui a commencé en développant cette technique en utilisant un minuteur de cuisine en forme de tomate (“pomodoro” en italien) !
Pomodoro (avec l’accent italien et les mains s’il vous plait !) ! ??
A toi de voir ce qui te correspond le plus ! ?
Pour finir, je t’ai listé 4 idées pour t’aider à te lancer dans le batching !
4 idées pour débuter le batching
Le traitement des emails
Souvent quand on débute dans l’entrepreneuriat (et même après pour certains, oui oui, je vous vois ?), on a tendance à ouvrir ses emails le matin et à laisser cette fenêtre ouverte toute la journée.
Du coup, forcément on vient toujours y jeter un petit oeil de temps en temps !
Utiliser la méthode du batching pour ses emails, est simple et efficace ! Il suffit de choisir une à deux périodes dans la journée pour regarder et répondre à la totalité des emails.
Fini les notifications à chaque nouvel email !
La création de contenu
S’il y a bien une chose qu’il est facile de batcher, c’est la création de contenu.
Accorde-toi un temps chaque semaine ou chaque mois, en fonction de ton organisation, pour batcher l’intégralité de tes contenus.
Cela peut être tes posts sur les réseaux sociaux, tes réels mais aussi la rédaction d’article ou l’enregistrement de tes podcasts par exemple.
Les nouvelles idées en batching
Quand on est entrepreneur, on a de nombreuses casquettes et beaucoup de choses à faire et à mettre en place… Mais il est important de prendre du temps de développer les nouvelles idées pour notre propre business. C’est souvent ce qui passe un peu à la trappe.
Pour cela, n’hésite pas à te faire des sessions de brainstorming régulièrement (par exemple une fois par mois) pour aborder toutes les nouvelles idées qui peuvent te permettre de développer ton business.
Cela peut être des nouvelles idées de contenus, de nouvelles offres ou produits ou tout autre sujet pour lequel vous pouvez rapidement dresser une liste d’idées que vous pourrez ensuite réduire ou peaufiner.
Il peut être très intéressant de te fixer une limite de temps et de t’y tenir.
Personnellement, je sais que quand je pars dans ce genre de brainstorming, je peux y passer ma journée ?
Les calls clients
Que tu sois coach ou formateur(rice) et que tu réalises des “calls découverte” ou que tu sois prestataire de service et que tu ais des rendez-vous réguliers avec tes clients, c’est une partie de notre vie d’entrepreneur qui peut nous faire perdre beaucoup de temps !
Je te conseille donc de regrouper tous tes calls sur un jour (ou plusieurs) et sur un bloc horaire précis. D’ailleurs, tu peux notamment utiliser Calendly pour automatiser la prise de rendez-vous ! ?
Alors prêt(e) à devenir le roi/la reine du batching ?!
